تحریر دفاتر قانونی | آموزش، قوانین و نحوه ثبت دفاتر حسابداری

نکاتی که هنگام نگهداری دفاتر قانونی باید بدانید!

تحریر دفاتر قانونی برعهدۀ حسابدار است. به همین دلیل باید نکاتی را هنگام تحریر آن‌ها رعایت کنند. این نکات عبارتند از:

۱. رویدادهای مالی باید براساس استانداردهای حسابداری و روزانه به ترتیب تاریخ وقوع در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شود.

۲. مودیانی که دفاتر دستی نگهداری می‌کنند، مکلفند برای هر سال مالیاتی فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ذی‌ربط ثبت شده استفاده کنند. در مواردی که دفاتر ثبت‌شده مذکور در هر‌سال برای ثبت عملیات مالی مودیان تا پایان سال مالیاتی کفایت نکند، مجاز به استفاده از دفاتر ثبت شده طی همان سال هستند.

۳. مودیان برای استفاده از سیستم الکترونیکی (نرم افزار) جهت ثبت رویدادهای مالی خود، مکلفند از نرم‌ افزارهای مورد قبول که دارای ویژگی­‌ها، معیارها و ضوابط اعلامی سازمان باشد، استفاده کنند. سازمان موظف است ویژگی­‌ها، معیارها و ضوابطی که نرم افزار باید دارا باشد را اعلان عمومی کند.

۱.۳. استفاده از نرم‌­افزارهای قبلی تا مدت سه سال از لازم الاجرا شدن اصلاحیه قانون (۱۳۹۵/۱/۱) مجاز خواهد بود. استفاده از نرم‌افزارهای مذکور بعد از مهلت فوق‌الذکر منوط به مطابقت آن با ویژگی‌­ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان است.

۳.۲. مودیان مکلفند که قبل از مطابقت نرم ­افزار مورد استفاده با ویژگی‌­ها، معیارها و ضوابط اعلامی از سوی سازمان، حداقل ماهی یکبار خلاصه عملیات داده شده به ماشین­‌های الکترونیکی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند. در اجرای این بند، سازمان می‌­تواند به منظور بررسی انجام وظایف محوله از ظرفیت علمی و تخصصی اشخاص حقوقی دولتی و غیردولتی استفاده کنند.

۴. نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت کلیهٔ عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.

۵. اشتباه در شماره‌گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از ثبت دفاتر در مراجع قانونی ذی‌ربط در صورت احراز، خللی به اعتبار دفاتر وارد نخواهد کرد.

۶. تحریر دفاتر قانونی با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) در دفاتر دستی ممنوع است.

۷. دفاتر و اسناد حسابداری باید بر‌اساس واحد پول رایج کشور و همچنین به زبان فارسی تحریر شود.  

۸. در مواردی که دفاتر موضوع این آئین‌­نامه توسط مقامات قضائی یا سایر مراجع قانونی و یا به عللی خارج از اختیار مودی از دسترس مودی خارج شود و صاحب دفاتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف دو ماه دفاتر جدید ثبت و عملیات آن مدت را در دفاتر جدید تحریر کند و تأخیر تحریر عملیات در این مدت به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد.

۹. تأخیر تحریر دفاتر قانونی در مورد اشخاص حقوقی جدید‌ التأسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا دو ماه مجاز خواهد بود.

۱۰. اشخاصی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روش­‌های حسابداری مورد عمل، خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر ثبت شده باشند، لااقل سالی یکبار (تا قبل از بستن حساب­‌ها) و در غیر این صورت عملیات هر ماه را تا پایان ماه بعد در دفاتر مرکز ثبت کنند.

۱۱. ثبت دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ ثبت هیچ‌گونه فعالیت مالی و پولی صورت نگرفته باشد، مجاز است.

۱۲. ارائه دفاتر سفید و نانوی در حکم عدم ارائه دفاتر محسوب می‌­شود.

۱۳. مودیان مکلف به نگهداری دفاتر، باید نسبت به نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک اقدام و در صورت درخواست اداره امور مالیاتی ارائه کنند. در مورد نگهداری دفاتر و اسناد و مدارک به‌صورت ماشینی، اطلاعات باید به همان قالبی (فرمتی) که تولید، ارسال یا دریافت­ شده، نگهداری شود.

آموزش گام‌به‌گام تحریر دفاتر قانونی

• جمع‌آوری اطلاعات مالی: اولین گام در تحریر دفاتر قانونی، جمع‌آوری اسناد مالی شامل فاکتورها، رسیدها و مستندات مرتبط است.

• ثبت اطلاعات: اطلاعات مالی باید روزانه و به‌صورت دقیق در دفاتر ثبت شوند. استفاده از نرم‌افزارهای مالی، سرعت و دقت ثبت را افزایش می‌دهد.

• تهیه گزارش‌ها: پس از ثبت کامل اطلاعات، گزارش‌هایی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و گزارش مالیاتی از دفاتر استخراج می‌شود.

مشکلات رایج در تحریر دفاتر قانونی

برخی خطاهای رایج:

• ناقص بودن ثبت‌ها
• عدم رعایت ترتیب زمانی
• ثبت اطلاعات بدون سند
• استفاده از نرم‌افزارهای نامعتبر

راهکار:

• استفاده از نرم‌افزار حسابداری استاندارد
• آموزش تیم مالی
• انجام کنترل داخلی و بازبینی دوره‌ای

برای راحتی و اطمینان می توانید از خدمات حسابداری شرکت آکوفیدار به عنوان یک شرکت حسابداری معتبر در کرج استفاده کنید.

۴ تاخیر مجاز در تحریر دفاتر قانونی

تأخیر ثبت رویدادهای مالی در موارد زیر هیچ‌گونه خللی به اعتبار دفاتر قانونی وارد نمی‌کند و دفاتر قابل قبول مراجع قانونی هستند.

خدمات تحریر دفاتر قانونی در کرج

اگر برای تحریر دفاتر قانونی، تهیه اسناد مالی یا جلوگیری از رد دفاتر نیاز به راهنمایی دارید، تیم آکوفیدار نوین البرز آماده ارائه خدمات تخصصی حسابداری و مشاوره مالیاتی در کرج است.

📍 عظیمیه، خیابان شادی، ساختمان اداری هیراد، طبقه دوم، واحد ۶
☎️ 02632548350
📱 09125174296
📱 09190871878 – 09352111410

نتیجه‌گیری

تحریر دفاتر قانونی یکی از مهم‌ترین الزامات مالی و مالیاتی هر کسب‌وکار است. ثبت صحیح اطلاعات مالی، رعایت استانداردهای حسابداری و نگهداری اصولی دفاتر باعث کاهش ریسک مالیاتی و افزایش شفافیت مالی شرکت می‌شود.

اگر می‌خواهی دفاتر قانونی شرکت بدون خطا و مطابق مقررات ثبت شوند، بهتر است از ابتدای سال مالی برنامه‌ریزی دقیق و فرآیند حسابداری استاندارد داشته باشی.